規(guī)章制度
浙江藝術(shù)職業(yè)學(xué)院公文處理規(guī)定
第一章 總 則
第一條 為使浙江藝術(shù)職業(yè)學(xué)院公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，提高公文處理質(zhì)量和效率，根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于公布〈國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉的通知》（國發(fā)[2000]23號(hào)）、浙江省人民政府辦公廳《關(guān)于貫徹〈國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉的意見》（浙政發(fā)[2001]5號(hào)）、《浙江省教育廳關(guān)于教育系統(tǒng)公文處理若干意見》（浙教辦〔2001〕230號(hào)）以及浙江省文化廳關(guān)于印發(fā)《浙江省文化廳公文處理若干規(guī)定》的通知（浙文辦[2002]3號(hào)），結(jié)合本院實(shí)際，特制定本規(guī)定。
第二條 公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第三條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
第四條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密紀(jì)律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。
第五條 浙江藝術(shù)職業(yè)學(xué)院辦公室主管學(xué)院黨、政公文處理工作，并指導(dǎo)各系部處室及群團(tuán)組織的公文處理工作。
第二章 公文處理及使用范圍
第六條 浙江藝術(shù)職業(yè)學(xué)院公文種類及使用范圍如下：
1．決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出決策，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門或人員、學(xué)生。
2．通告：適用于公布院內(nèi)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。
3．通知：“通知”適用于下列事項(xiàng)：
①依照法律、行政法規(guī)和上級(jí)指示，印發(fā)有關(guān)規(guī)定；
②要求各系部處室辦理、周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；
③轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)及不相隸屬機(jī)關(guān)的文件。
4．報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)查詢、請(qǐng)求備案的事項(xiàng)。
5．請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或者批準(zhǔn)的事項(xiàng)。
6．意見：適用于對(duì)有關(guān)重要問題陳述看法、作出安排、 提出見解和處理辦法。
7．函：適用于不相隸屬部門之間商洽工作、詢問或答復(fù)有關(guān)問題，批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)；向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)；告知有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位商洽辦理或同意有關(guān)事項(xiàng)等。
8．會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)有關(guān)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)。
第三章 公文格式
第七條 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程序、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。
1． 涉及和國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”，并標(biāo)明“保密期限”。
2． 緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
3． 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱后加“文件”組成，如“浙江藝術(shù)職業(yè)學(xué)院文件”。
4． 發(fā)文字號(hào)由機(jī)關(guān)代號(hào)、年份、序號(hào)組成；聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。機(jī)關(guān)代號(hào)應(yīng)使用單位全稱或規(guī)范化的簡稱；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角中括弧“〔〕”；序號(hào)不編虛位（即1不編為01），不加“第”字。
5． 上行文必須在首頁標(biāo)明簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人必須是單位或部門“一把手”，或主持工作的負(fù)責(zé)人。
6． 公文標(biāo)題一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，要準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題轉(zhuǎn)行時(shí)不能把詞組分開。
7． 主送機(jī)關(guān)指公文主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。請(qǐng)示忌多頭主送或主送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。
8． 公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文日期之前注明附件順序和名稱，其名稱應(yīng)當(dāng)與附后的材料名稱一致。附件的位置應(yīng)標(biāo)在正文下空一行，空兩格；多個(gè)附件要用阿拉伯?dāng)?shù)字區(qū)分，標(biāo)注附件要具體，附件后面不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
9． 成文日期不能與擬稿、印發(fā)日期混淆，成文日期應(yīng)以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
10、公文除“會(huì)議紀(jì)要”和簡報(bào)以外，應(yīng)當(dāng)加蓋學(xué)院印章。加蓋印章應(yīng)直接蓋在成文日期之上，不用標(biāo)上名稱。
11、公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)用括
弧標(biāo)注，其位置在成文日期和印章之下，版記之
上。
12、公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上報(bào)公文應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)機(jī)
關(guān)制定的《公文主題詞表》標(biāo)注主題詞。標(biāo)主題詞
應(yīng)遵循以下步驟：認(rèn)真審讀文稿；分析主題；查表
選詞；注入標(biāo)語。
13、抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化的簡稱、統(tǒng)稱，并根據(jù)規(guī)范要求按序排列。抄送機(jī)關(guān)是先外后內(nèi)，先大后小，中間用逗號(hào)，后面加句號(hào)。例如黨委、人大、政府、政協(xié)、企事業(yè)單位等。
第四章 行文規(guī)則
第八條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用，堅(jiān)持少而精。
第九條 行文關(guān)系應(yīng)按照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。
第十條 行文一般不得越級(jí)，應(yīng)當(dāng)逐級(jí)上報(bào)，逐級(jí)下達(dá)。因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄報(bào)、抄送被越過的機(jī)關(guān)。
第十一條 浙江藝術(shù)職業(yè)學(xué)院各處室除辦公室外，不得制發(fā)文件，也不得審批下達(dá)一些應(yīng)該以學(xué)院名義審批下達(dá)的事項(xiàng)；與相應(yīng)的其他機(jī)關(guān)、單位進(jìn)行一般性業(yè)務(wù)工作聯(lián)系，確需行文時(shí)，只能以“函”的形式行文。
第十二條 學(xué)院向各系部處室下發(fā)具有政策和普遍指導(dǎo)意義的文件，重要行文應(yīng)同時(shí)抄送上級(jí)機(jī)關(guān)。
第十三條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。
第十四條 除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，一般不得以學(xué)院名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。
第五章 收文辦理
第十五條 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。報(bào)送學(xué)院的各類公文由辦公室歸口受理。
第十六條 凡署名送達(dá)浙江藝術(shù)職業(yè)學(xué)院和學(xué)院辦公室的公文函件，由院辦公室文秘人員拆封、登記；凡署名送給學(xué)院黨委的函件，由機(jī)要秘書拆封、登記；凡署名送給處室的公文函件，由處室拆封、登記。院內(nèi)各系部處室一般不直接給院領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送公文，院領(lǐng)導(dǎo)直接收到的公文函件，應(yīng)送辦公室統(tǒng)一登記，如果確需以學(xué)院名義答復(fù)、辦理的，應(yīng)批交辦公室辦理。
第十七條 收到需要辦理的文件，院辦公室主任應(yīng)簽送院領(lǐng)導(dǎo)批示后交有關(guān)處室辦理；各處室對(duì)經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批辦的收文要抓緊辦理，不得延誤、推諉。有關(guān)處室如認(rèn)為不屬本處室職責(zé)范圍內(nèi)的，應(yīng)說明理由并提出建議，在交辦后的一個(gè)工作日內(nèi)及時(shí)退回院辦公室重新注辦，不得積壓。
第十八條 對(duì)院領(lǐng)導(dǎo)注閱的收文，如需其他院領(lǐng)導(dǎo)或處室傳閱的，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)處室閱完文件后，應(yīng)注明閱件人及閱件時(shí)間，以便備查。閱件不得橫傳，避免漏傳、誤傳。
第六章 發(fā)文辦理
第十九條 發(fā)文辦理指以學(xué)院名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：
1、 情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理
分明，語句通順，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求
簡短。
2、 公文種類應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。
3、 擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。
4、 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。
5、 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。
6、 應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。
7、 文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。
第二十一條 擬稿人、主辦處室負(fù)責(zé)人、學(xué)院辦公室核稿人均應(yīng)按程序分別在“發(fā)文稿”相應(yīng)欄目中親筆簽署姓名及其日期。以院黨委名義發(fā)文必須由黨委書記（或主持工作的黨委領(lǐng)導(dǎo)）簽發(fā)；以學(xué)院名義發(fā)文必須由院長（或主持學(xué)院工作的院領(lǐng)導(dǎo)）簽發(fā)；以院辦名義發(fā)文必須由院辦主任（或主持院辦工作的負(fù)責(zé)人）簽發(fā)。
第二十二條 各處室要高度重視公文核簽工作。在審理公文時(shí)，要切實(shí)負(fù)責(zé)，既不失職，又不越權(quán)，嚴(yán)格審核，認(rèn)真把關(guān)，按規(guī)范要求明確簽署審核意見，切忌流于形式。經(jīng)處室負(fù)責(zé)人審閱過的發(fā)文稿，應(yīng)當(dāng)符合本辦法的規(guī)定，做到政策依據(jù)充分，建議措施可行，表態(tài)意見適度，處置方案得當(dāng)。
第二十三條 公文在送院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，院辦公室要認(rèn)真對(duì)公文處理程序和“發(fā)文稿”進(jìn)行全面審核。未經(jīng)辦公室審核的公文院領(lǐng)導(dǎo)不予簽發(fā)。院領(lǐng)導(dǎo)審定并簽發(fā)后，整套退回辦公室，如領(lǐng)導(dǎo)未予簽發(fā)，需批注有關(guān)意見，退回院辦公室按要求辦理。
第二十四條 公文承辦和審核過程中填寫的“發(fā)文稿”以及其他有關(guān)材料，應(yīng)完整地一起運(yùn)轉(zhuǎn)，不得將記錄承辦程序、具體時(shí)間、審閱意見的憑據(jù)隨意涂改或抽取撤消。
第二十五條 所有以浙江藝術(shù)職業(yè)學(xué)院黨委、浙江藝術(shù)職業(yè)學(xué)院、浙江藝術(shù)職業(yè)學(xué)院辦公室名義的發(fā)文，按規(guī)定權(quán)限簽發(fā)后，統(tǒng)一由院辦公室負(fù)責(zé)編號(hào)。
第七章 公文運(yùn)轉(zhuǎn)和督辦
第二十六條 公文運(yùn)轉(zhuǎn)順序依照公文承辦程序確定，公文運(yùn)轉(zhuǎn)程序由院辦公室組織指導(dǎo)。凡報(bào)送院領(lǐng)導(dǎo)審批、審閱的各類公文，由院辦公室統(tǒng)一歸口呈送、轉(zhuǎn)退。
第二十七條 在公文運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，嚴(yán)格履行登記、簽收手續(xù)，做到有據(jù)可查、責(zé)任分明。簽收文件，要簽注收件人姓名和具體日期。
第二十八條 嚴(yán)格執(zhí)行督促檢查制度。院辦公室應(yīng)根據(jù)緩急程序、承辦時(shí)限要求，對(duì)承辦情況進(jìn)行督促檢查，及時(shí)催辦。做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。
第八章 公文校印和發(fā)送
第二十九條 公文正式印制前，承辦處室進(jìn)行終校，校對(duì)人員要嚴(yán)格通校文字、標(biāo)點(diǎn)及公文格式，做到準(zhǔn)確無誤，并在終校后簽署姓名。院辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。未經(jīng)辦公室復(fù)核，文印部門不得給予印制。
第三十條 辦公室復(fù)核后，送文印部門印制。公文印制應(yīng)當(dāng)工整端莊，按規(guī)定格式和工序排印，做到及時(shí)、規(guī)范、安全。
第三十一條 公文應(yīng)當(dāng)加蓋印章。院辦公室按照規(guī)定的公文簽發(fā)權(quán)限和主送、抄送（抄報(bào)）、存檔需要份數(shù)嚴(yán)格蓋印。簽發(fā)手續(xù)不完備或不符合規(guī)定格式、印制質(zhì)量要求和多余份的，不得蓋印。
第三十二條 為便于公文立卷歸檔備查，所有發(fā)文由辦公室留存兩份，主辦處室留存一份，重要發(fā)文報(bào)送院領(lǐng)導(dǎo)。
第九章 公文用紙及使用規(guī)范
第三十三條 公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂，裝訂區(qū)內(nèi)不得書寫。
第十章 附則
第三十四條 浙江藝術(shù)職業(yè)學(xué)院公文由院辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第三十五條 浙江藝術(shù)職業(yè)學(xué)院各系部處室要結(jié)合實(shí)際，努力提高公文處理的質(zhì)量和效率。
第三十六條 本規(guī)定由浙江藝術(shù)職業(yè)學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第三十七條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。此前有關(guān)規(guī)定與本規(guī)定不一致的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。
浙江藝術(shù)職業(yè)學(xué)院
二○○二年三月
