規(guī)章制度

浙江藝術(shù)職業(yè)學院檔案工作管理制度

第一章  總  則

一、為加強對學院檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，充分發(fā)揮檔案信息資源的重要作用，更好地為學院各項事業(yè)的發(fā)展和建設(shè)服務(wù)，必須加強學院師生員工的“檔案意識”和檔案工作人員的“服務(wù)意識”，使全院各級、各部門和全體人員有章可循、有法可依，依法治檔，從而推進學院檔案工作的規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化建設(shè)。為此，依照《中國人民共和國檔案法》、《藝術(shù)檔案管理辦法》和《浙江省實施〈檔案法〉辦法》及上級有關(guān)檔案工作的規(guī)定，在原兩校檔案工作的基礎(chǔ)上，結(jié)合學院實際，特制定本制度。

二、學院檔案是記載和反映我院真實面貌的重要載體，是學院教職工長期奮斗的成果和智慧的結(jié)晶。檔案的原始性具有不可替代的憑證法律價值；檔案的知識性對于教學科研、黨政管理等各項工作具有重要的借鑒參考價值。因此，檔案工作是管理學院的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學院教育質(zhì)量和管理水平的重要標志。

三、根據(jù)《中國人民共和國檔案法》第十條的規(guī)定，本學院黨、政、工、團，各系部處室（中心）及附中在教學與工作中形成的文字、圖表、聲像等不同載體的檔案材料，均需上交院綜合檔案室內(nèi)集中統(tǒng)一保管，任何部門與個人不得據(jù)為已有。

四、學院及職能部門要把檔案工作提到執(zhí)法的高度來認識，將檔案工作列入各級管理部門議事日程，并作為教職工業(yè)務(wù)考核和獎評的一項內(nèi)容。

五、院部、各系部處室（中心）及附中各設(shè)兼職檔案員一名，負責本部門檔案收集、整理，在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)向院綜合檔案室移交。歸檔內(nèi)容詳見《歸檔范圍及保管期限》。

六、檔案管理部門應(yīng)嚴格執(zhí)行國家、學院的有關(guān)規(guī)定，確保檔案實體安全，嚴守檔案秘密，大力開發(fā)檔案信息資源，滿足學院和社會的需要。

第二章  檔案工作崗位職責制度

一、堅持四項基本原則，認真鉆研檔案業(yè)務(wù)和專業(yè)知識，不斷提高思想水平和業(yè)務(wù)能力。

二、熱愛檔案工作，有高度保密意識，維護檔案、確保檔案的安全。

三、宣傳貫徹執(zhí)行《檔案法》等國家、教育部和浙江省關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定，提高學院師生員工的檔案法制意識。

四、服從領(lǐng)導分配，對工作認真負責、積極主動做好征集檔案資料等工作，保質(zhì)保量地按時完成所承擔的各項工作任務(wù)。

五、樹立全局觀念，發(fā)揚團隊協(xié)作精神，加強與系部處室（中心）、附中之間的協(xié)調(diào)。嚴于律已，寬以待人，團結(jié)互助，自覺維護檔案室和學院的聲譽。

六、樹立服務(wù)意識，服務(wù)要熱情、耐心、細致；熟悉本專業(yè)知識提高服務(wù)質(zhì)量。

七、熟悉學院的沿革、變遷、概況、現(xiàn)行體制和機構(gòu)設(shè)置，了解各機構(gòu)的職能和工作任務(wù)，及時做好檔案收集和整理工作。

八、熟悉庫藏和家底，主動了解學院教學與工作對利用檔案的需要，利用檔案信息，主動為各部門提供有價值的檔案信息。

九、對部門檔案工作與兼職檔案人員進行業(yè)務(wù)指導、督促檢查和進行一定的業(yè)務(wù)培訓。建議院部對為學院檔案工作發(fā)展做出貢獻，并有突出成績者，給予一定的獎勵；對危及檔案安全或由于玩忽職守造成檔案損失的，按情節(jié)輕重分別予以處理。

十、切實做好檔案庫房的防火、防盜、防光、防高溫、防潮防塵、防鼠、防蟲等安全工作；庫房內(nèi)嚴禁會客、吸煙；

十一、圍繞學院中心工作，完成學院領(lǐng)導交辦的其它任務(wù)。

第三章  檔案接收移交制度

一、檔案接收和移交工作必須制度化、規(guī)范化，使之成為全院上下的自覺行動。

二、檔案歸集時間與對象，一般為每年一次，各行政部門在每年的３－４月上交前一年的檔案材料；教學及專業(yè)部門在每年的九月至十月上交前一學年的檔案材料；重要活動及劇目排練、實踐演出應(yīng)在活動、排練結(jié)束后及時將須歸檔的一切材料上交院綜合檔案室；學籍管理檔案在一屆學生畢業(yè)后上交。

三、檔案材料應(yīng)注意完整、齊全和準確，重點是原始記錄和第一手材料。要注意檔案的系統(tǒng)與成套，如正件與附件；印件與定稿、草稿；請示與批復(fù)；轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件；圍繞一件事物或一項活動的起因、過程與結(jié)果。移交檔案時，移交人需同時提交“移交清單”一式兩份，經(jīng)檔案人員驗收后，雙方簽字，各執(zhí)一份。

四、注意檔案材料的安全，除妥善保管不遺失外，還要保持檔案的清潔和整齊，不要造成破損與污染；不要使用大頭針，也不要用漿糊或膠水粘貼，可使用訂書針或回形針歸合資料。

五、歸檔材料，書寫一律使用十六開和Ａ４紙張，并用鋼筆（最好用碳素墨水），不能用圓珠筆和鉛筆，凡不符合要求者應(yīng)予退還。為便于案卷裝訂，書寫時左邊須留3公分空處。

六、歸檔材料要注明形成時間與作者。照片要求注明拍攝內(nèi)容、時間、地點、活動名稱、人物姓名、身份和拍攝者。會議記錄要求注明主題、主持者、參加者人數(shù)和主要議題。

第四章  檔案借閱利用制度

一、必須有效地利用檔案信息資源，更好地為學院教學、科研和黨政管理等各項工作服務(wù)，維護教職員工歸檔資料的合法權(quán)益。

二、工作人員要提高服務(wù)意識，對來查閱檔案者要熱情接待，耐心地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、學院教職員工因本職工作需要利用本人業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案材料，在《查閱檔案材料登記簿》登記后，由檔案員審定即可；非本人業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案利用，須經(jīng)本部門領(lǐng)導簽批。非財務(wù)人員需查閱財會檔案，須經(jīng)財務(wù)處領(lǐng)導簽批。利用他人檔案，須經(jīng)本人同意。任何檔案資料，一律只準查閱，不得外借。

四、學院人員需要利用機密檔案，重要會議記錄，須經(jīng)院領(lǐng)導簽批，辦理查閱登記手續(xù)。只可查閱，不得外借。

五、院內(nèi)人員或上級部門，確有特殊情況需借閱檔案資料，必須經(jīng)院分管領(lǐng)導批準，手續(xù)齊全，明確歸還日期和違約責任，才能按規(guī)定辦理借閱手續(xù)借閱。

六、外單位人員來查閱本院綜合檔案室材料，需持單位介紹信至院辦公室，由院辦負責人審批同意方可接待，只能查閱，不得外借，并酌情收費。外單位索要有關(guān)學院檔案工作文件，須經(jīng)院領(lǐng)導批準方能給予復(fù)印件和復(fù)制品。

七、查閱、借用檔案的人員一律在查閱室等候和閱覽，不得擅自進入庫房。查閱者不得將查閱件帶離查閱室。

八、查閱、借用檔案材料必須保證檔案的安全，愛護每頁檔案，不準涂改、污損、圈點、劃杠、拆卷、摺迭、裁剪、撕頁；閱覽檔案時不準吸煙和吃零食。

九、損壞或丟失檔案材料，應(yīng)及時報告追查，并視情節(jié)輕重根據(jù)有關(guān)規(guī)定給予一定處理和賠償。

十、院綜合檔案室應(yīng)及時、準確地掌握檔案和資料的利用效果，不斷改進檔案利用工作。

第五章  安全保密制度

一、保守檔案機密，維護檔案的完整與安全，是每個檔案人員的職責。必須確保檔案機密不泄漏，嚴格做好檔案保密工作。

二、檔案室在辦公室接待外來查檔人員和立卷歸檔人員，未經(jīng)許可不得進入庫房。

三、檔案接收、借閱與利用應(yīng)嚴格遵守《檔案接收移交制度》、《檔案借閱利用制度》等有關(guān)規(guī)定進行。

四、屬“秘密、機密、絕密”檔案，登記編目時，必須在登記本備注欄內(nèi)蓋上“秘密”、“機密”、“絕密”等相應(yīng)字樣；涉密檔案必須有專人管理，定點存放，其他人員不得私自接觸。

五、未經(jīng)批準，任何人員不得私自將檔案攜出，不得私自隨意復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，更不得傳播不予公開和涉密的檔案內(nèi)容。

六、不得擅自銷毀任何檔案材料，銷毀失去保存價值的檔案必須嚴格按照上級有關(guān)規(guī)定登記造冊，經(jīng)學院檔案銷毀鑒定小組審查、報上級主管部門批準后，再定點銷毀。

七、檔案保管應(yīng)遵守《檔案庫房管理制度》，確保檔案實體安全。

八、檔案室是機要重地，為確保安全，檔案管理人員應(yīng)做好日常檔案室的安全工作，假期按學院規(guī)定安排人員值班，值班人員要忠于職守，確保檔案的安全。

第六章  檔案庫房管理辦法

一、檔案庫房是存放學院檔案的重地，庫房安全須責任到人，非庫房管理人員，未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

二、庫房內(nèi)嚴禁吸煙、嚴禁明火、嚴禁堆放易爆、易燃、易腐物品和其它雜物。

三、每天定時測量、并記錄庫房內(nèi)的溫度、濕度。根據(jù)溫、濕度計指示，決定開關(guān)空調(diào)器、去濕機，盡可能把庫房內(nèi)的溫度、濕度控制在規(guī)定范圍內(nèi)。

四、每天下班前，必須切斷庫房電源，關(guān)好門窗、大門加鎖，確保檔案安全。

五、庫房各室應(yīng)經(jīng)常清掃，適時通風，拉好窗簾防強光，保持清潔無灰塵。

六、檔案柜內(nèi)應(yīng)放置驅(qū)蟲和防霉藥劑，發(fā)現(xiàn)蟲、霉應(yīng)及時處理。

七、檔案室須配備滅火器，并定期檢查消防工作，及時消除火災(zāi)隱患，確保可靠使用。

第七章  檔案鑒定、銷毀規(guī)定

一、在分管院長領(lǐng)導下，由院綜合檔案室和有關(guān)部門的人員共同組成鑒定小組進行檔案保存價值的鑒定，提出銷毀或延長保管期限的意見。

二、對于失去保存價值的檔案資料由鑒定小組提出申請銷毀報告，并附銷毀檔案清冊一式二份（以便備查）。

三、鑒定小組人員根據(jù)銷毀清冊認真復(fù)核清點擬銷毀的檔案，無誤后簽字，院綜合檔案室和院辦負責檔案工作的領(lǐng)導審核后簽字、加蓋公章，報分管院領(lǐng)導及上級主管部門審批。

四、申請銷毀報告及銷毀清冊由院綜合檔案室組卷歸檔。銷毀檔案時，由院綜合檔案室和上級有關(guān)部門共同派員送指定造紙廠現(xiàn)場監(jiān)銷。

第八章  檔案統(tǒng)計管理規(guī)定

一、檔案和檔案工作統(tǒng)計是檔案管理工作的重要組成部分，它必須真實反映了檔案室工作實況，同時，為檔案工作的科學管理與科學決策提供重要依據(jù)。

二、檔案統(tǒng)計內(nèi)容

1、國家、省檔案局制發(fā)的《檔案館基本情況年報》須統(tǒng)計的項目；

2、按年度（學期）學院各門類檔案的接收、整理上架、檔案利用銷毀等情況的數(shù)據(jù)。

3、按年度學院各立卷部門歸檔情況數(shù)據(jù)。

三、每年檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)上報時間

1、各部門立卷歸檔情況統(tǒng)計１２月３１日前。

2、各門類檔案的接收、整理上架、檔案利用銷毀等數(shù)據(jù)

統(tǒng)計，每年兩次（即６月３０日前，１２月３１日前）。

四、檔案統(tǒng)計要求

1、檔案工作人員（含兼職檔案員）根據(jù)各自崗位職責，按上述統(tǒng)計內(nèi)容與統(tǒng)計時間，認真負責，如實統(tǒng)計填報各類檔案、檔案工作情況和數(shù)據(jù)，不允許使用估計數(shù)，必須要做到帳、物相符。各系部處室（中心）及附中負責人匯總書面資料需經(jīng)本部門主要負責人簽字后報院綜合檔案室。

2、各系部處室（中心）、附中上報的檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)由院綜合檔案室匯總，填報正式表格呈報。

3、院綜合檔案室上報的檔案統(tǒng)計報表，應(yīng)復(fù)印立卷歸檔保存。

第九章   會計檔案管理辦法

一、會計檔案的歸檔范圍是一個核算單位在會計核算過程中形成的會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計核算專業(yè)材料，不包括與財會工作有關(guān)的政策、制度、預(yù)算、計劃、工作總結(jié)和報告、統(tǒng)計資料及往來文書等材料。

二、財務(wù)部門每年形成的會計檔案，都應(yīng)按照歸檔要求，在次年六月底之前負責整理立卷或裝訂成冊。

三、會計檔案立卷后，可暫由本單位財會部門保存一年，于次年六月底前移交給院綜合檔案室。

四、移交會計檔案時，要由財會部門編造移交清單。檔案部門要根據(jù)移交清冊認真核對清楚后，辦理移交手續(xù)，交接雙方和監(jiān)交人需在移交清冊上簽名蓋章。

五、撤銷、關(guān)閉、停辦、合并單位的會計檔案，應(yīng)隨同本單位的其他檔案一并移交給予有關(guān)單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

六、檔案部門保管的會計檔案，應(yīng)保持原卷冊的封裝，不得隨意拆封。如確需重新加工整理的，需報經(jīng)分管院領(lǐng)導批準，會同財會部門共同拆封整理；重新整理裝訂后，雙方應(yīng)加蓋印章。

七、會計檔案的管理要做到安全。有專柜（箱）存放，不得與其它檔案資料混放，更不得隨意堆放，不得毀損、散失和泄密。

八、各種會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期二類。定期保管期限為3年、5年、10年、15年及25年。

各種會計檔案的保管期限，從會計年終結(jié)后的第一天算起。

第十章  附  則

一、檔案工作管理制度（試行）從公布之日起執(zhí)行。

二、原浙江藝術(shù)學校、浙江電影學校檔案工作管理制度同時作廢。

三、本制度由院辦公室負責解釋。

                           浙江藝術(shù)職業(yè)學院

                         二○○二年十一月一日